Levantamiento de Información

Un proyecto de implementación de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) con Levantamiento de Información es un proceso crítico para el éxito de la implementación. El levantamiento de información implica recopilar datos y detalles sobre la organización, sus procesos y necesidades comerciales actuales con el objetivo de configurar el ERP de manera que se adapte a las necesidades específicas de la organización. Aquí hay una descripción general de lo que se hace en un proyecto de ERP con levantamiento de información:

• Planificación del proyecto:
  • Definir los objetivos y alcance del proyecto, así como los plazos y recursos disponibles.
  • Establecer un equipo de proyecto que incluya a representantes de diferentes áreas de la organización.
• Identificación de partes interesadas:
  • Identificar a todas las partes interesadas que serán afectadas por el ERP y que deben ser consultadas o involucradas en el proceso de levantamiento de información.
• Entrevistas y cuestionarios:
  • Realizar entrevistas con miembros clave de la organización para comprender sus procesos actuales, flujos de trabajo, necesidades y desafíos.
  • Utilizar cuestionarios y encuestas para recopilar información adicional de un grupo más amplio de empleados.
• Documentación de procesos:
  • Documentar los procesos empresariales actuales en detalle, lo que incluye flujos de trabajo, procedimientos y roles de los empleados.
  • Identificar los procesos críticos y las áreas que necesitan mejoras.
• Análisis de datos y documentos existentes:
  • Revisar datos históricos, informes y sistemas existentes para identificar patrones y tendencias que puedan ser relevantes para la implementación del ERP.
• Requisitos del sistema:
  • Definir los requisitos del sistema ERP basados en la información recopilada, incluyendo requisitos funcionales y técnicos.
  • Clasificar los requisitos como esenciales y deseables.
• Mapeo de datos:
  • Identificar y mapear datos existentes que deben ser migrados al nuevo sistema ERP.
  • Definir las reglas de conversión de datos y realizar pruebas para asegurar la integridad de los datos.
• Validación de hallazgos:
  • Validar la información recopilada con los usuarios y partes interesadas para garantizar su precisión y completitud.
• Diseño del sistema:
  • Utilizar los requisitos y la información recopilada para diseñar la configuración y personalización del sistema ERP de acuerdo con las necesidades de la organización.
• Planificación de capacitación y comunicación:
  • Desarrollar un plan de capacitación para los usuarios finales y un plan de comunicación para informar a los empleados sobre los cambios.
• Revisión y aprobación:
  • Presentar los hallazgos, requisitos y diseños al comité de dirección o a las partes interesadas para su revisión y aprobación.

El levantamiento de información es una etapa crítica en la implementación de un sistema ERP, ya que sienta las bases para la configuración y personalización del sistema de acuerdo con las necesidades específicas de la organización. Es fundamental que la información recopilada sea precisa y completa para garantizar que el sistema ERP funcione de manera eficiente y cumpla con los objetivos del proyecto.